Siden 2013 har portører på Aalborg Universitetshospital benyttet sig af positioneringsteknologi til at understøtte servicelogistik og planlægge driftsopgaver. Teknologien er et resultat af seks års omfattende forskningssamarbejde inden for sundheds-it mellem it-virksomheden Systematic og Institut for Datalogi på Aarhus Universitet. Med støtte fra Innovationsfonden har parterne gjort it-løsningen til en international eksportsucces.

Et lille ”pling” lyder fra portør Peter Pedersens smartphone, da en opgave tikker ind midt på den lange hovedgang på Aalborg Universitetshospital. Han orienterer sig hurtigt på skærmen, inden han trykker ”Book opgave”.

– Det er skadestuen, der har en patienttransport. Det passer fint nok, for vi skal alligevel den vej for at aflevere sengen her, siger Peter Pedersen, før han med hastige skridt fortsætter mod skadestuen.

Appen som Peter Pedersen bruger, hedder ”Opgavesystemet”: En app til logistikhåndtering udarbejdet af it-virksomheden Systematic på baggrund af forskning fra Institut for Datalogi på Aarhus Universitet med støtte fra Innovationsfonden. Hvad der i 2013 startede som et pilotprojekt til elektronisk disponering af opgaver via smartphones, er i dag et centralt omdrejningspunkt til sikring af arbejdsflowet for de 144 portører på Aalborg Universitetshospital. Opgavesystemet også taget i brug af universitetshospitalets bioanalytikere og rengøringspersonale på grund af systemets egenskaber til at forbedre samarbejde og logistik via f.eks. sporing af udstyr.

Tidligere gik alle logistikopgaver igennem en central bemandet funktion på hospitalet som disponerede opgaverne via telefon. Nu har portørerne mulighed for selv at tilgå og koordinere arbejdsopgaverne direkte på deres smartphone, hvilket minimerer spildtid og fejl.

Færre fejl og mindre ventetid

Før 2013 modtog en disponent opgaver om for eksempel sengeflytninger og patientkørsler og fordelte dem efterfølgende til hver enkelte portør per telefon. En arbejdsgang som ofte gav flaskehalse og resulterede i en del spildtid. Med ”opgavesystemet” samles alle logistikopgaver på ét sted, så portører såvel som det kliniske personale kan se tid, sted og status for opgaven på deres smartphone. Hver portør kan dermed selv tilgå den nærmeste opgave, og se hvor nærmeste kollega befinder sig, hvilket har effektiviseret arbejdsgangene for portørerne markant. Kommunikative fejl er minimeret og det samme gælder ventetiden for det kliniske personale – til glæde for patienterne.

– Vi går sjældent forgæves, fordi hver enkelt portør selv kan prioritere og tilrettelægge arbejdet ud fra sin egen eller kollegers position. Og systemet giver mulighed for at beskrive patientdetaljer, så man er klædt på til at yde den rigtige service til hver enkelt patient. Man taler meget om sammenhængende patientforløb i disse år, og det er vi med til at understøtte, siger portør Lotte Dalsgaard.

Opgaverne er prioriteret i farvekode efter vigtighed. Blå farve viser almindelige orange farve betegner hasteopgaver, mens kritiske opgaver er markeret med rød farve.

Fra strategisk forskning til nye forretningsmuligheder

”Opgavesystemet” er baseret på positioneringsteknologien ”Poslogistics” udviklet på Institut for Datalogi på Aarhus Universitet. Teknologien er dermed et godt eksempel på, hvordan forskning finder praktisk anvendelse uden for universitetets gule mure. Kimen til systemet startede i 2007, hvor professor Kaj Grønbæks forskningsgruppe på Institut for Datalogi begyndte at forske i indendørs positioneringsteknologi i innovationsfondsprojektets Galileo Platform:

– Senere så vi store perspektiver i at bruge positioneringsteknologien til at fordele og styre serviceopgaverne på store supersygehuse, hvor servicepersonale skal løse opgaver, herunder patienttransporter på tværs af kæmpe bygningskomplekser. Der ligger store serviceforbedringer og effektiviseringer i at opgaver tildeles den portør, der er tættest på det sted, hvor opgaven skal løses, siger Kaj Grønbæk.

Færre skridt, fuldt overblik, nemmere prioritering og større indflydelse på arbejdsdag. Fordelene ved ”Opgavesystemet” på Aalborg Universitetshospital er mange, mener portør Lotte Dalsgaard.

Millionordrer fra Finland og Australien

Med støtte fra Innovationsfonden og med It-virksomheden Systematic som partner blev forskningsprojektet med tiden skaleret til et pilotprojekt på Aalborg Universitetshospital. Sidenhen udvidede Systematic løsningen til også at kunne spore f.eks. senge, vogne og hospitalsudstyr under navnet  ”Columna Service Logistics” – indsatsområder som udgør en udfordring på de fleste hospitaler.

I dag er it-løsningen en integreret del af arbejdsflowet på hospitalerne i Region Nordjylland og Region Midtjylland og i juni og juli 2016 landede Systematic en to-cifret millionordre fra henholdsvis Mikkeli Central Hospital i Finland og et hospital i Australien. Også hospitaler i Storbritannien, Frankrig og Belgien har meldt sig i koret af interesserede købere.

Toppen af isbjerget

Det forskningsbaserede samarbejde mellem Institut for Datalogi og Systematic stopper dog ikke med Poslogistics, som blot er et fingerpeg om de store perspektiver i at bruge datastøttet teknologi til at smidiggøre arbejdsgange og servicefunktioner inden for plejesektoren. I foråret 2016 blev parterne en del af det nye forskningscenter DABAI (”Danish Center for Big Data Analytics driven Innovation”), hvor big data fra offentlige virksomheder, fødevareindustrien og it-baseret læring frem mod 2020 vil blive analyseret systematisk til at løse erhvervs- og samfundsmæssige udfordringer.

I DABAI tager Kaj Grønbæk og Systematic det hidtidige samarbejde videre til også at inkludere analyse af store mængder af anonymiserede patientdata for at forstå hele det detaljerede patientflow og forbedre patientforløbet hele vejen igennem hospitalet. Målsætningen er bedre udnyttelse af ressourcer, færre aflyste operationer, kortere ventetider og dermed endnu bedre behandling af patienterne, forklarer Kaj Grønbæk.

– ”Poslogistics udgør kun toppen af isbjerget, når det gælder de teknologiske muligheder i at anvende data til at optimere hospitalslogistik”. I DABAI-projektet arbejdes der på tilsvarende vis med at skabe værdi fra dataanalyse på en lang række områder, siger Kaj Grønbæk.